Pronájem komerčních nemovitostí často zahrnuje správu rozsáhlé papírové dokumentace. Rychlý a pohodlný přístup k důležitým informacím v těchto dokumentech je pro profesionály v oboru zásadní. Pro splnění těchto požadavků je zásadní přijmout inovativní IT řešení podpořená umělou inteligencí.
Pronájem komerčních nemovitostí, zahrnující kancelářské a obchodní prostory, je silným a neustále se rozvíjejícím odvětvím. Jen v Evropě se trh správy nemovitostí a zařízení odhaduje na 360 miliard USD v roce 2024, přičemž prognózy naznačují nárůst na více než 430 miliard USD do roku 2029[1]. V Polsku se mezitím podle polského sdružení Facility Management Board může trh pochlubit odhadovanou hodnotou 117 miliard PLN a v tomto dynamickém odvětví je zaměstnáno více než 630 000 osob.
[1] Facility Management in Europe Market Size & Share Analysis – Growth Trends & Forecasts (2024 – 2029), Zdroj: https://www.mordorintelligence.com/industry-reports/europe-facility-management-market
Výzvy při správě dokumentů pro komerční pronájem nemovitostí
Společnosti v sektoru správy budov a nemovitostí, obvykle velké mezinárodní korporace, dohlížejí na rozsáhlá portfolia nemovitostí. Výsledkem pronájmu každé nemovitosti je množství papírových dokumentů včetně smluv, dodatků, korespondence a auditních záznamů.
Přenos informací z těchto dokumentů do interních systémů pro přístup zaměstnanců představuje několik výzev:
Ruční zadávání dat je pracné a časově náročné.
Ruční zadávání přináší zvýšené riziko chyb, které je ještě umocněno nejednotnými postupy při formátování dat. Tato nekonzistentnost snižuje spolehlivost údajů a komplikuje analytické úsilí.
Časová náročnost ručního zadávání navíc ztěžuje dostupnost údajů, což vede ke zpoždění procesů závislých na včasných informacích. Prodloužené procesy digitalizace také zvyšují pravděpodobnost zastarávání údajů při jejich zadávání do systému.
Vysoká fluktuace zaměstnanců pověřených zadáváním dat
Monotónní a opakující se charakter ručního zadávání dat často vede k rychlé fluktuaci zaměstnanců. V důsledku toho je třeba neustále nabírat a školit nové pracovníky, což přináší značné náklady a způsobuje narušení pracovního procesu.
Zvýšené výdaje spojené s údržbou a zpracováním dokumentů
Práce s obrovským množstvím dokumentů se ukazuje jako časově náročná a neefektivní, což má za následek zvýšené provozní náklady. I počáteční kategorizace dokumentů při digitalizaci vyžaduje značné úsilí. Vyhledávání dokumentů na základě specifických kritérií, jako je například podlahová plocha nemovitostí a související poplatky, navíc představuje další složitost a spotřebovává cenné zdroje.
Náklady vzniklé v důsledku zpoždění
Omezený přístup k informacím o dokumentech a prodloužené lhůty pro zadávání údajů mohou mít za následek značné finanční dopady v důsledku nedodržení termínů.
Pokud je například termín platby nájemného do systému zadán opožděně a následně je promeškán, vzniká nárok na úroky. Vzhledem k rozsahu operací a správy majetku ve firmách pro správu nemovitostí a objektů mohou taková zpoždění vyústit ve značné ztráty, které mohou jít do milionů.
Představujeme iDoc pro správu dokumentů v oblasti nemovitostí
Efektivní správa pronájmů nemovitostí vyžaduje bezproblémový přístup ke komplexním a přesným údajům získaným z dokumentů o pronájmu. V reakci na tuto výzvu představujeme iDoc, revoluční řešení pro správu informací o nemovitostech.
Jak iDoc funguje
Naše řešení automatizuje kategorizaci dokumentů souvisejících s pronájmem nemovitostí, včetně smluv, dodatků a dalších dokumentů. V každém dokumentu pak identifikuje různé typy údajů, jako jsou smluvní strany, data, adresy a doba trvání smlouvy. Následně iDoc bez námahy naplní firemní systémy rozpoznanými daty, což usnadní efektivní správu nemovitostí.
Tento komplexní proces založený na umělé inteligenci a algoritmech strojového učení zajišťuje přesnost a spolehlivost. Systém iDoc navíc nabízí možnost flexibilně rozšiřovat své možnosti o nové kategorie dokumentů a různé typy dat, a to na míru specifickým požadavkům jednotlivých podniků nebo odvětví.
Výhody iDoc při správě a pronájmu komerčních nemovitostí
Systém iDoc využívá algoritmy AI/ML a automatizuje sběr a zadávání dat z různých dokumentů o pronájmu do interních systémů, což přináší několik výhod:
- Snížení času a nákladů spojených s ručním zadáváním dat.
- Zlepšení spolehlivosti dat, minimalizace chyb a zvýšení efektivity procesů.
- Lepší dostupnost potřebných dokumentů a dat pro zaměstnance.
- Zrychlení a snížení nákladů v procesech vyžadujících manuální analýzu a vyhledávání dat.
- Komplexní podpora úkolů správy komerčních nemovitostí.
Zajímá vás optimalizace správy dokumentů?
Hledáte řešení pro zvýšení efektivity správy dokumentace? Kontaktujte nás, abychom s vámi prodiskutovali vaše potřeby a zjistili, jak může iDoc zefektivnit vaše procesy!
Přečtěte si dále:
Automatizujte správu vytíženosti silnic pomocí iDoc – šetřete čas a snižte náklady
GIS GeoGrid pro komerční pronájem nemovitostí: zefektivnění provozu a zlepšení zapojení zákazníků
Revoluce v archivaci dokumentů – podívejte se, jak AI pomáhá šetřit cenný čas a proměnit práci ve společnosti Stoen Operator
