Snadný přístup k informacím a jejich rychlý tok je pro hladký chod moderní společnosti a její konkurenceschopnost na trhu klíčový. Jedním ze zdrojů takových informací je dokumentace, kterou firmy často vytvářejí a následně uchovávají v papírové podobě.
Aby k ní měly lepší přístup, rozhodnou se ji digitalizovat. Digitalizace však nemusí být dostačující ve své nejjednodušší podobě – naskenované dokumenty uložené na disku. Proč tomu tak je a proč byste měli uvažovat o vytvoření pokročilé databáze dokumentů s podporou umělé inteligence? Čtěte dále a dozvíte se to.
Proč nestačí pouhé skenování dokumentů?
Mnoho firem má zásoby papírové dokumentace, kterou chtějí digitalizovat nebo si ji nechat jednoduše digitalizovat. Ukládají je na disky jako skeny dokumentů. Taková digitalizace je však pouze prvním krokem k efektivní správě firemní dokumentace. Vzhledem k často obrovskému množství dokumentů – archivovaných i průběžně vytvářených – je tento typ digitalizace neefektivní.
Je také obtížné získat přístup ke konkrétnímu dokumentu nebo části informace obsažené v dokumentu. Navíc existuje vysoké riziko, že dokumenty byly archivovány nesprávně, a jejich nalezení tak bude ještě obtížnější, ne-li nemožné.
Dalším problémem, který se časem vynoří, je nemožnost udržet jednotný standard pro strukturu hierarchie archivovaných dokumentů v průběhu mnoha let. Je to způsobeno vznikem nových typů dokumentů, změnou podoby starých dokumentů a rozdílným výkladem postupů skenování nebo archivace novými zaměstnanci. V důsledku toho dochází k vážným potížím při vyhledávání konkrétních dokumentů a údajů v nich obsažených.
To vše výrazně prodlužuje dobu potřebnou k získání hledaných informací, což může zpozdit rozhodovací procesy a negativně ovlivnit celkový chod společnosti.
Proto stojí za zvážení vytvoření pokročilé digitální databáze dokumentů, která umožní všem relevantním zaměstnancům efektivně vyhledávat a přistupovat ke konkrétním dokumentům a informacím v nich obsaženým.
Automatické vytváření pokročilé databáze dokumentů aneb jak funguje iDoc
Pomocí umělé inteligence a algoritmů AI/ML čte iDoc dokumenty a analyzuje data, která obsahují.
Na základě dříve naučených modelů je vhodně kategorizuje (rozpozná, o jaký typ dokumentu se jedná, a zařadí jej), aby mohl dokumenty následně archivovat.
Pokud například použijeme iDoc k vytvoření databáze dokumentů týkajících se pronájmu nemovitostí, systém dokáže dokumenty kategorizovat podle typu smlouvy (nájemní, pachtovní) a přiřadit k nim základní metadata, jako je datum podpisu smlouvy nebo adresa nemovitosti.
Digitální archiv dokumentů vytvořený pomocí iDoc nabízí možnost přesného vyhledávání dokumentů podle typu dokumentu a definovaných atributů i fulltextového vyhledávání. To znamená, že dokument nebo informace o něm lze nalézt na základě libovolné fráze zadané do vyhledávače systému.
Automatizované vytváření databáze dokumentů s iDoc – objevte výhody
Automatizované zpracování dokumentů a automatické vytváření digitálního archivu dokumentů s podporou umělé inteligence přináší řadu výhod. Mezi ně patří:
Přesná kategorizace a spolehlivá archivace
Čtení dat a kategorizace dokumentů probíhá automaticky, což minimalizuje chyby a nekonzistence, které jsou běžné při ruční archivaci. Tím je také zajištěna konzistence databáze dokumentů na dlouhá léta dopředu.
Rychlý přístup k dokumentaci
Digitální archiv umožní zaměstnancům v celé organizaci rychle a snadno vyhledávat a prohlížet dokumenty. Odstraní problém omezeného přístupu k papírové dokumentaci a výrazně zvýší efektivitu práce. Úroveň přístupu oddělení nebo jednotlivých zaměstnanců k vybraným typům dokumentů lze měnit podle potřeby.
Vyšší efektivita firemních procesů
Digitální archiv vytvořený pomocí iDoc umožňuje rychlý a snadný přístup k rozsáhlé databázi dat shromážděných ve společnosti, i když jsou tyto informace ukryty na posledních stránkách vícestránkových dokumentů.
Zaměstnanci tak mohou rychle a efektivně najít potřebné informace, což výrazně zlepšuje procesy ve společnosti. Kromě toho může pomoci přijímat lepší provozní a strategická rozhodnutí na základě analýzy úplných, konzistentních a aktuálních dat.
Neváhejte nás kontaktovat. Pojďme spolupracovat
Pokud se chcete dozvědět více o tom, jak může iDoc pomoci digitalizovat a automatizovat procesy správy dokumentů ve vaší společnosti, neváhejte nás kontaktovat.
Rádi vám zodpovíme všechny vaše dotazy a ukážeme vám, jak naše řešení může zefektivnit práci ve vaší organizaci.
