Data jsou pro každou organizaci jedním z neocenitelných aktiv. Pouhé vlastnictví dat však nestačí. Pro plné využití jejich potenciálu je nejdůležitější efektivní správa. Mezi problémy, které vznikají při správě dat, patří datová sila. V tomto článku se věnujeme konceptu datových sil, jejich následným problémům a strategiím pro jejich odstranění. Začněme od základů!
Co jsou datová sila?
Datové silo je soubor dat kontrolovaný určitou skupinou v rámci organizace, který brání bezproblémovému přístupu ostatních oddělení nebo týmů. Aby zaměstnanci tato sila překonali, musí často procházet těžkopádnými procesy a buď hledat pomoc u kolegů, nebo se uchýlit k neznámým systémům.
Tato sila mohou pramenit z organizační kultury nebo mohou vznikat v důsledku používání odlišných aplikací. I v menších podnicích může být používáno množství IT řešení, od řízení zákazníků přes skladovou logistiku, sledování projektů, fakturaci až po komunikační nástroje. Bohužel tyto aplikace často fungují izolovaně, bez soudržné integrace.
Jaké jsou důsledky datových sil?
Datová sila souvisejí s několika problémy správy dat:
- K roztříštěnosti dat dochází, když jsou data rozptýlena v různých silech, což brání komplexnímu přehledu a kontrole nad datovými aktivy organizace.
- K duplikaci dat dochází při ukládání stejných datových záznamů do více sil v rámci organizace.
- Neaktuálnost dat nastává, když izolovaně fungující sila vedou k nesrovnalostem mezi databázemi, což způsobuje rozpory v informacích napříč organizací.
Ačkoli se může zdát, že jde o technické nuance, jejich důsledky sahají mnohem dál. Tyto problémy brání provozu a růstu podniku.
Jak datová sila narušují chod podniku?
Datová sila jsou překážkou pro bezproblémovou spolupráci mezi odděleními a vyžadují manuální přenos dat v souvislosti s různými výzvami. Vezměme si následující scénáře:
Datová sila navíc brání efektivnímu rozhodování a růstu společnosti, protože omezují přístup rozhodovacích pracovníků ke komplexním informacím.
Kromě toho je drahocenný čas zaměstnanců promrhán úkoly, které by mohly být automatizovány. Například obchodní tým ručně předává informace o nových klientech právnímu oddělení a projektovým manažerům, kteří zase musí ručně informovat další zúčastněné strany. Tyto opakující se procesy spotřebovávají drahocenný čas, který by jinak mohl být věnován strategickým činnostem.
Jaké jsou klíčové ukazatele problémů s datovými sily?
Jedním z nejčastějších příznaků datových sil jsou opakované chyby v datech. Mezi nejčastější chyby v datech patří:
- Duplicitní datové záznamy,
- Neaktuální informace napříč sily,
- Konfliktní data.
Tyto problémy poukazují na základní problémy při ukládání a zpracování dat v organizaci.
Kromě toho mohou vznikat problémy při vytváření reportů a analýz v rámci oddělených prostředí, které se projevují v následujících scénářích:
Příprava zpráv a analýz se stává pracnou a časově náročnou.
Neúplnost údajů vede k nesrovnalostem ve zprávách předkládaných různými odděleními.
Sledování úrovně spolupráce mezi jednotlivými odděleními navíc umožňuje nahlédnout do potenciálních oddělených struktur. Datová sila brání bezproblémové spolupráci a vyžadují manuální přístup k informacím uloženým v různých týmech nebo aplikacích, což brání agilním procesům řešení problémů.
Vzhledem k tomu, že osoby s rozhodovací pravomocí nemusí mít přímý přehled o spolupráci mezi jednotlivými odděleními, může zavedení postupů pro sledování spolupráce nebo provádění rozhovorů se zaměstnanci poskytnout cenné poznatky o organizační dynamice.
Jak rozpoznáte problém s datovým silem?
Určení datových sil vyžaduje důkladné prozkoumání postupů ukládání a zpracování dat v rámci organizace. Zde je kontrolní seznam otázek, které vám pomohou identifikovat potenciální problémy:
- Jsou data omezena v rámci databází přístupných pouze pro konkrétní členy oddělení?
- Jsou informace týkající se jednoho klienta rozptýleny v různých systémech, aplikacích nebo souborech?
- Nejsou změny iniciované jedním oddělením týkající se klienta viditelné pro členy ostatních oddělení?
- Musí být změny provedené v jedné aplikaci ručně replikovány do ostatních systémů?
- Existují případy duplicitních informací v databázích nebo aplikacích?
- Používá se Excel jako primární nástroj pro ukládání dat?
Přítomnost kladných odpovědí zvyšuje pravděpodobnost výskytu problémů s datovými sily v organizaci. Pro přesné ověření je důležité provést podrobnou analýzu struktur ukládání dat a toku dat mezi jednotlivými odděleními.
Jak můžete eliminovat datová sila?
Pro odstranění datových sil v rámci stávající organizace je nezbytné provést komplexní analýzu současného prostředí. Pronikněte do složitostí aplikací, databází a zpracovávaných informací, abyste získali přehled o svém datovém ekosystému a navrhli strukturovaný plán toku dat.
I když někteří mohou obhajovat konsolidaci všech informací do jednoho velkého souboru, aby bojovali proti datovým silům, tento přístup je chybný. Skutečné řešení spočívá ve vytvoření vzájemně propojených databází, které usnadňují plynulý, automatizovaný tok informací.
Výběr správných nástrojů je prvořadý. Cloudové technologie nabízejí robustní řešení pro integraci dat z různorodých aplikací, systémů a souborů. Prostřednictvím cloudu jsou změny okamžitě sdíleny online a přístupné všem oprávněným pracovníkům.
Následně implementing automation mechanisms is essential for optimizing data flow within the organization. Automatizace zefektivňuje procesy a uvolňuje cenný čas zaměstnanců, který dříve trávili opakovanými úkoly, a současně snižuje riziko chyb.
Využití FME k řešení datových sil
FME je univerzální platforma pro integraci dat a automatizaci procesů, která je kompatibilní s více než 450 zdroji dat a aplikacemi. Její flexibilní rozhraní API umožňují uživatelům přizpůsobit integrace na míru, čímž se eliminuje nutnost rozsáhlých úprav stávajících procesů nebo plošné výměny softwaru. FME dokáže hladce propojit všechny vaše aplikace.
Možnosti FME přesahují rámec integrace dat. Usnadňuje zpracování, validaci a manipulaci s daty, čímž zvyšuje jejich kvalitu. Platforma umožňuje uživatelům navrhovat složité pracovní postupy a řídit operace prostřednictvím intuitivního grafického rozhraní, čímž odpadá nutnost odborných znalostí kódování.
Ukázka FME v praxi
Vezměme si jako příklad proces nástupu nového klienta. Po uzavření obchodu prodejním týmem a zadání informací do systému CRM se spustí automatizace FME. Tato automatizace rychle rozešle data osobám s rozhodovací pravomocí a právnímu oddělení pro přípravu smlouvy. Současně se automaticky vygenerují odpovídající záznamy o novém klientovi a propojí se napříč systémy. Po dokončení úkolů všemi zúčastněnými týmy požadované informace plynule proudí do účetního oddělení a k projektovému manažerovi.
Tento zefektivněný proces je příkladem toho, jak může FME výrazně zkrátit dobu potřebnou pro onboarding klienta. To, co dříve vyžadovalo týdenní vyřizování formalit, lze nyní díky automatizaci a systémové integraci, kterou umožňuje FME,dokončit během jediného dne.
Díky implementaci FME získáte nejen přístup k podpoře a školení na míru, ale také prostředky k rychlému odstranění datových sil v rámci organizace. Pokud si uvědomujete potenciální přínosy pro vaši společnost, neváhejte nás oslovit!
